Oy SEK Ab:n yritysasiakas-, toimittaja- ja päättäjärekisterin tietosuojaseloste
1 Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä: Oy SEK Ab (”Rekisterinpitäjä”), y-tunnus 0115535-4
Käyntiosoite: John Stenbergin ranta 2, 00530 Helsinki
Postiosoite: John Stenbergin ranta 2, 00530 Helsinki
Puhelin: +358 9 695 71
Yhteydenotot tietosuoja-asioissa: tietosuoja@salomaa.fi
2 Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja tarkoitukset
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja seuraavilla oikeusperusteilla ja käyttötarkoituksissa:
- rekisterinpitäjän ja sen asiakkaana, alihankkijana tai yhteistyökumppanina olevan yrityksen (jäljempänä ”Yritykset”) välisen sopimuksen täytäntöönpano ja sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä
- tiedustelujen, tarjouspyyntöjen yms. vastaaminen
- sovittujen tuotteiden ja palveluiden toimittaminen ja hankkiminen
- sopimusten ja tilausten hallinnointi, laskutus ja perintä
- rekisterinpitäjän ja Yritysten väliseen asiakas-, toimittaja- tai muuhun suhteeseen perustuvan oikeutetun edun perusteella
- rekisterinpitäjän ja Yritysten välisen asiakas- tai muun suhteen luominen, hoitaminen, ylläpito, kehittäminen
- liiketoiminnan, tuotteiden ja palveluiden suunnittelu ja kehittäminen
- tyytyväisyys- ja muut tutkimukset ja muu Yritysten ja rekisterinpitäjän väliseen suhteeseen perustuva viestintä
- rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella
- rekisterinpitäjän ja sen yhteistyökumppaneiden tuotteiden ja palvelujen suoramarkkinointi ja sen kohdentaminen (ml. uutiskirjeen lähettäminen) puhelimitse, kirjeitse sähköpostilla, tekstiviestillä ja muuten sähköisesti
- Internet- ja mobiilimainonta ja sen kohdentaminen
- mielipide- ja markkinatutkimukset, markkinointikilpailujen ja muiden tapahtumien järjestäminen
- rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella
- paikantaminen
- tietojen kerääminen rekisterinpitäjän verkko-ja mobiilipalvelujen käytöstä evästeiden, mainontatunnisteiden tai muiden vastaavien teknisten seurantakeinojen avulla tämän selosteen mukaisiin tarkoituksiin
- analysointi, profilointi, segmentointi ja tilastointi edellä 1-4 kohdissa mainittuja käyttötarkoituksiin liittyen niissä mainituilla oikeusperusteilla.
3 Rekisteröidyt ja rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia tietoja nykyisten ja potentiaalisten asiakas-, alihankkija- ja yhteistyökumppaniyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
- Perustiedot: nimi, arvo tai ammatti, asema tai tehtävä yrityksessä, yrityksen tiedot, työpaikan posti- ja käyntiosoite, työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero, syntymävuosi, sukupuoli, äidinkieli, palvelukieli, toivottu yhteydenottotapa;
- Markkinointitiedot: tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä koskevat tiedot, ammatilliset kiinnostuksen kohteet, muut rekisteröidyn ilmoittamat tiedot; rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, osallistuminen tapahtumiin, suoramarkkinointikiellot ja suostumukset;
- Sähköisten palveluiden käyttötiedot: käyttöoikeuden edellyttämät rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus; palvelun käyttö- ja selaustiedot, mainokset jotka on näytetty sekä tiedot mainosten klikkaamisesta; sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt rekisterinpitäjän sivustolle, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, tiedonkeruun kanava (internetselain, mobiiliselain, sovellus), selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä
- Yhteydenpitoon liittyvät tiedot: palautteet ja yhteydenotot, sähköpostit, sähköiset asiointilomakkeet, chat-keskustelut, puhelutallenteet
- Tietoja sosiaalisen median käytöstä: Rekisterinpitäjän Internet-sivustolla voi olla käytössä sosiaalisen median toimintoja (eli yhteisöliitännäisiä), kuten Facebookin Tykkää-painike tai sisällön jakamiseen tarkoitettu Jaa tämä -painike. Facebook voi luovuttaa rekisterinpitäjälle tiedot käyttäjän Facebookissa jakamista sivustoa koskevista kommenteista ja linkeistä. Lisäksi Facebook voi luovuttaa rekisterinpitäjälle käyttäjän julkiseen profiiliin sisältyvät tiedot sekä muita tietoja, joita Facebookin käyttäjä jakaa rekisterinpitäjän palveluiden kanssa. Yhteisöliitännäiset ovat niitä tarjoavan yrityksen vastuulla. Niiden tietosuojakäytäntöihin voi perehtyä niiden omissa palveluissa, esim. Facebook: https://fi-fi.facebook.com/privacy/explanation ja LinkedIn https://www.linkedin.com/legal/preview/privacy-policy
- Profiili- ja luokittelutiedot: Edellä kuvattujen tietojen, sekä säännönmukaisista tietolähteistä hankitut tutkimustiedot, luokitukset, segmentit ja analyysit sekä rekisterissä olevien tietojen analysoinnin ja profiloinnin perusteella muodostetut asiakas-/käyttäjä- ja markkinointisegmentit ja -profiilit
Suoramarkkinoinnissa potentiaalisten ja entisten asiakkaiden kontaktihenkilöille käytetään vain perustietoja sekä markkinointitietoja ja rekisteröidyn suostumuksella muita tietoja.
4 Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään palveluiden ja verkkosivuston käytön yhteydessä, yhteydenottopyynnön tai muun lomakkeen täytön, sopimuksen solmimisen tai muun henkilökohtaisen, sähköisen tai puhelinasioinnin yhteydessä tai tapahtumiin osallistumisen yhteydessä. Lisäksi henkilötietoja voidaan rikastaa ja päivittää tutkimuslaitosten suorittamilla tutkimuksilla sekä yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä (esimerkiksi Suomen Asiakastieto Oy, Tilastokeskus, Fonecta Oy, Posti Oy) sekä muista vastaavista yritys- ja päättäjärekistereistä sekä muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä saatavilla luokituksilla, segmentoinnilla ja analyyseillä.
5 Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa rekisterin tietoja rekisterinpitäjän konserniyhtiöille konsernisuhteeseen perustuvan oikeutetun edun perusteella tässä rekisteriselosteessa mainittuihin käyttötarkoituksiin.
Rekisterinpitäjä voi myös luovuttaa tietoja yhteistyökumppaneilleen, kun se on tarpeellista rekisterin käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, esim. asiakkaan rekisterinpitäjältä tilaamien kolmannen osapuolen palvelujen toteuttamiseksi tai, kun asiakas on antanut siihen suostumuksensa. Tietoja ei luovuteta muille ulkopuolisille tahoille paitsi, jos se on välttämätöntä rekisterinpitäjän lakisääteisten tai sopimukseen perustuvien velvollisuuksien täyttämiseksi.
Rekisterinpitäjällä on oikeus käyttää alihankkijoita palvelujensa tarjoamisessa ja toteuttamisessa. Näitä alihankkijoita ovat esimerkiksi ICT-palvelujen tuottajat. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi. Nämä alihankkijat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun rekisterinpitäjän ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii sopimusteitse, että henkilötietoja käsitellään lainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietoja voidaan siirtää käsiteltäväksi myös EU-/ETA:n alueen ulkopuolisessa maassa. Ellei Euroopan komissio ole vahvistanut, että käsittelymaan tietosuojan taso on hyväksyttävä, rekisterinpitäjä varmistetaan asianmukaisen tietosuojan tekemällä alihankkijoiden kanssa kirjalliset sopimukset Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimusehdoilla (päätös C (2010)593) tai muulla lainmukaisella menettelyllä.
6 Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä tietoja. Tietoja säilytetään lukituissa ja kulunvalvonnalla suojatuissa tiloissa. Sähköiset tiedot on suojattu palomuurein, käyttöoikeuksien hallinnalla (henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat) ja muilla teknisillä keinoilla.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin se on tarpeellista käyttötarkoituksen vuoksi. Tiedot hävitetään rekisterinpitäjän ja Yrityksen välisen asiakas-, toimittaja- tai muun suhteen päättymisen jälkeen tai sen jälkeen, kun rekisterinpitäjä on saanut tiedon, että rekisteröity ei ole enää Yrityksen kontaktihenkilönä seuraavin poikkeuksin:
- Sähköisten palveluiden käyttötiedot ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot säilytetään viiden vuoden ajan em. ajankohdasta.
- Anonymisoituja tietoja voidaan säilyttää pysyvästi.
- Rekisteröidyn perustiedot ja markkinointitiedot ja rekisteröidyn suostumuksella muita tietoja voidaan säilyttää pysyvästi suoramarkkinointitarkoituksia varten lain sallimissa puitteissa.
- Kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa tilanteissa edellä mainittujen säilytysaikojen jälkeen.
(Huom. rekisterinpitäjä säilyttää muilla perusteilla Yrityksen tietoja, eli tietoja sellaisesta rekisterinpitäjän tuotteiden ja palvelujen käytöstä, kirjeenvaihdosta ja muusta yhteydenpidosta, jotka rekisteröity on suorittanut yritysasiakkaan edustajana sen puolesta ja lukuun, sillä ne eivät ole henkilötietoja.)
7 Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
7.1 Rekisteröidyn oikeus peruuttaa suostumuksensa ja kieltää suoramarkkinointi
Rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin ja muihin tarkoituksiin antamansa suostumukset. Rekisteröity voi kieltää tietojensa käyttämisen suoramarkkinointiin (sitä koskeva profilointi mukaan lukien).
7.2 Rekisteröidyn oikeus tarkastaa tietonsa ja vaatia tiedon oikaisemista tai poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu ja saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
Jos rekisteröity havaitsee virheellisiä tietoja, hänen on oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen tieto, jos se on palvelussa mahdollista, tai ilmoitettava virheistä ja oikeista tiedoista rekisterinpitäjälle.
7.3 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Jos lainsäädäntö ja viranomaisohjeet sitä edellyttävät, rekisteröidyllä on oikeus saada pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa itselleen ja siirtää toiselle rekisterinpitäjälle ne tiedot, jotka hän on itse ilmoittanut rekisteriin ja joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla.
7.4 Rekisteröidyn oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista lakisääteisillä perusteilla esimerkiksi, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
7.5 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
7.6 Yhteydenotot oikeuksien käyttämiseksi
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään 1. kohdassa ilmoitetun mukaisesti. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja todistamaan henkilöllisyytensä.
Creative Brand House